Transformación digital en pymes: qué es en la práctica y por dónde empezar

Es usar la tecnología para cambiar cómo se hace el trabajo, no solo con qué se hace. Escanear un albarán para guardarlo en una carpeta digitaliza un papel; que los datos de ese albarán lleguen solos a la factura cambia el proceso.

En una pyme suele empezar por cosas concretas: los presupuestos, los pedidos, las facturas, el correo o la agenda. Cada paso tiene que ahorrar tiempo o errores; si no, no compensa.

Según la encuesta del INE publicada el 22 de octubre de 2026, con datos de 2025 y del primer trimestre de 2026:

• De las empresas de 10 o más empleados con conexión a internet, el 82,9 % tiene página web, el 60,9 % usa un programa de gestión (ERP) y el 33,9 %, un programa de gestión de clientes (CRM). El 39,4 % paga servicios en la nube.
• Entre las de menos de 10 empleados con conexión a internet, el 36,2 % tiene página web, el 14,5 % usa un programa de gestión (ERP) y el 9,9 %, un programa de gestión de clientes (CRM).
• Usa inteligencia artificial el 33,6 % de las de 10 o más empleados y el 21,4 % de las de menos de 10 con conexión a internet. En las más pequeñas, ya son más las que usan inteligencia artificial que las que usan un programa de gestión.

La Comisión Europea mide además la intensidad digital de las pymes de 10 a 249 empleados. En 2025, el 75,35 % de las españolas tenía al menos un nivel básico, por encima de la media de la Unión Europea, el 71,39 %. El objetivo europeo para 2030 es que lo tengan más del 90 %.

El INE pregunta a las empresas que se han planteado usar inteligencia artificial y no la usan por qué no lo hacen. En la encuesta publicada en octubre de 2026, los motivos más citados fueron:

• Faltan conocimientos en la empresa: el 79,55 % de las de 10 o más empleados y el 76,95 % de las de menos de 10.
• Las dudas sobre las consecuencias legales y sobre la protección de datos: algo más de la mitad, en los dos tamaños.
• El coste parece demasiado alto: el 46,91 % de las de 10 o más empleados y el 61,34 % de las de menos de 10.

Que no le sea útil a la empresa es de los motivos menos citados: el 13,17 % y el 14,39 %. Lo que frena no es tanto la herramienta como saber por dónde empezar, cuánto va a costar y qué dice la ley.

Dos cambios en la facturación que afectan a la mayoría de las empresas:

• La factura electrónica entre empresas. La Ley 18/2022, «Crea y Crece», obliga a emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre empresarios y profesionales. Según el calendario de la Agencia Tributaria, se exigirá el 6 de octubre de 2027 a quien haya facturado más de 8 millones de euros el año anterior, y el 6 de octubre de 2028 al resto.
• Los programas de facturación (VERI*FACTU). Con la norma vigente hoy, quien factura con un programa informático tiene que tenerlo adaptado antes del 1 de enero de 2027 si presenta el Impuesto sobre Sociedades, y antes del 1 de julio de 2027 en el resto de casos. El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que quiere aplazarlo hasta octubre de 2028; a 29 de octubre de 2026, ese aplazamiento todavía no se ha aprobado.

Las fechas pueden cambiar: antes de decidir nada, confírmalas con tu asesor. Y si de todas formas hay que cambiar cómo se emiten y se reciben las facturas, es buen momento para que sus datos no se vuelvan a teclear.

• Automatizar la facturación
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• Elegir un proceso, no un programa: el que más tiempo os quita o más errores da.
• Mirar cómo se hace hoy, paso a paso y con ejemplos reales: de dónde llegan los datos, quién los vuelve a escribir y dónde se atasca.
• Decidir qué se cambia y qué no. Si lo que ya usáis os vale, no hace falta cambiar de programa.
• Probarlo con esos ejemplos antes de ponerlo en marcha, y medir si ahorra el tiempo que se esperaba.
• Enseñar al equipo a usarlo y, después, pasar al siguiente proceso.

Así trabajamos en Nevora: empezamos con una consultoría gratuita de 30 minutos por videollamada para ver qué proceso conviene mirar primero.

• Cuándo tiene sentido automatizar
• Cómo trabajamos

La inteligencia artificial hace lo que antes necesitaba a una persona: entender un correo, un PDF, una foto o un audio y sacar de ahí los datos. Por eso permite digitalizar trabajos que antes no se podían automatizar, como leer los pedidos que llegan por correo o preparar un presupuesto a partir de lo que pide el cliente.

No sustituye lo básico: los datos tienen que acabar en algún sitio ordenado, y una persona tiene que revisar lo importante.

• IA para empresas
• ChatGPT para empresas

• Comprar un programa antes de saber qué proceso se quiere cambiar.
• Pasar el papel a la pantalla sin cambiar nada: los mismos pasos y las mismas copias, solo que en digital.
• Querer cambiarlo todo a la vez.
• Decidirlo sin quien hace ese trabajo cada día.
• No medir cómo estaba antes y cómo está después.

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