ChatGPT para empresas: para qué sirve en una pyme y cuándo hace falta algo más

Sobre todo, para el trabajo de texto que hace una persona, de uno en uno:

• Escribir borradores de correos, ofertas o textos para la web.
• Resumir un documento largo, un contrato o un hilo de correos.
• Traducir y corregir textos.
• Preparar un guion, un esquema o las preguntas de una reunión.
• Contestar preguntas sobre un documento que se le da.

Funciona mejor como ayudante: alguien le pide algo, revisa lo que devuelve y decide. La propia OpenAI recomienda usarlo como primer borrador, no como fuente final, y comprobar la información importante.

No hay una estadística oficial de ChatGPT por su nombre. Lo más parecido es la inteligencia artificial que genera lenguaje escrito o hablado, que es lo que hace ChatGPT.

Según el INE, el 33,6 % de las empresas españolas de 10 o más empleados usó inteligencia artificial en el primer trimestre de 2026, y de ellas, el 49,03 % usó la que genera lenguaje escrito o hablado, o código. Entre las de menos de 10 empleados con conexión a internet, usó inteligencia artificial el 21,4 %, y de ellas, el 43,4 % la que genera lenguaje.

En la Unión Europea, según Eurostat, el 8,76 % de todas las empresas de 10 o más empleados usaba en 2025 inteligencia artificial que genera lenguaje escrito o hablado. Son datos de otro año y sobre otra base: no conviene compararlos uno a uno con los del INE.

• Se equivoca a veces, y puede sonar seguro aunque se equivoque. Lo dice OpenAI en su propia ayuda: como todo modelo de lenguaje, puede dar respuestas incorrectas o engañosas.
• Solo sabe de vuestra empresa lo que alguien le da: vuestros precios, vuestras reglas o vuestros clientes.
• Está pensado para conversar: una persona le pide algo y recibe la respuesta. Si el mismo trabajo se repite muchas veces al día, alguien tiene que pedírselo cada vez, revisarlo y llevar el resultado a vuestros programas.
• Con datos de clientes, importa qué plan se usa y qué se hace con esos datos.

Depende del plan. En las cuentas personales (Free, Plus y Pro), OpenAI puede usar lo que se escribe para entrenar sus modelos, salvo que se desactive «Mejorar el modelo para todos» en Configuración > Controles de datos. Desactivarlo vale para las conversaciones nuevas.

En los planes para empresas, ChatGPT Business y ChatGPT Enterprise, OpenAI dice que por defecto no usa los datos de la empresa para entrenar sus modelos. Y ofrece firmar un acuerdo de tratamiento de datos para cumplir el Reglamento General de Protección de Datos.

La Agencia Española de Protección de Datos recomienda, si se usa la inteligencia artificial en el trabajo, seguir las normas de la empresa y no meter información confidencial de la empresa, de su personal ni de sus clientes. En su decálogo del 27 de octubre de 2026 sobre asistentes y agentes de IA añade: usar solo los asistentes que la empresa haya autorizado y no conectar el correo ni los documentos de trabajo a una cuenta personal de IA.

• Si se meten datos personales de clientes o empleados, el Reglamento General de Protección de Datos pide un contrato con quien los trata por cuenta de la empresa. OpenAI lo ofrece para ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise y su API; con las empresas del Espacio Económico Europeo, lo firma OpenAI Ireland Ltd.
• El Reglamento europeo de inteligencia artificial pide a las empresas que usan sistemas de IA que adopten medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal: en la práctica, que quien la usa sepa para qué sirve y dónde se equivoca. Tras su reforma de julio de 2026, aclara que no exige garantizar un nivel concreto.
• Si montáis un asistente que hable con vuestros clientes: el Reglamento europeo de inteligencia artificial pide que quien habla con un sistema de IA sepa que es una IA, salvo que sea evidente.

Esto no sustituye al consejo de un abogado: es lo mínimo que conviene saber antes de empezar.

No es una cosa o la otra; se pueden usar las dos:

• ChatGPT, para lo que cambia cada vez: un correo distinto, un texto, un resumen, una idea. Una persona lo pide y decide.
• Algo hecho a medida, para el trabajo que se repite cada día casi igual y pasa por vuestros programas: leer los pedidos o los correos que llegan, aplicar vuestros precios y vuestras reglas, dejar el resultado en vuestro programa de gestión y avisar a quien tiene que revisarlo.

Lo hecho a medida también usa inteligencia artificial por dentro. La diferencia es que está metido en vuestro proceso y no depende de que alguien copie y pegue. Un ejemplo nuestro, construido y en uso:

En la distribuidora de ventanas de PVC donde nació Nevora, cada presupuesto llevaba unos 60 minutos. Ahora, 5.

Ver el caso

• Elegir el plan: para trabajar con datos de clientes, uno para empresas, con su acuerdo de tratamiento de datos firmado.
• Escribir unas normas cortas: qué se puede meter y qué no, y quién revisa lo que sale hacia fuera.
• Enseñar al equipo a usarlo: para qué sirve, cómo pedirle las cosas y dónde suele equivocarse.
• Revisar siempre lo importante antes de mandarlo: una cifra, un plazo, un precio o la respuesta a un cliente.
• Apuntar qué trabajos se repiten cada día: son los que merece la pena estudiar para que se hagan solos.

• Cuándo tiene sentido automatizar

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