Guía práctica
IA para empresas: lo que la inteligencia artificial puede hacer en una pyme
La inteligencia artificial, en una pyme, sirve sobre todo para quitar de en medio el trabajo que se repite: leer y ordenar lo que llega, preparar lo que siempre se escribe igual, pasar datos de un programa a otro y contestar las preguntas de siempre. Aquí lo tienes área por área, con ejemplos, y también cuándo no tiene sentido.
Qué es la IA para empresas
Cuando se habla de IA para empresas, casi siempre se habla de programas que entienden texto, voz o imágenes y hacen con ellos una tarea concreta: sacar los datos de una factura, clasificar un correo, preparar el borrador de una respuesta o contestar una pregunta.
En una pyme, la IA casi nunca va sola. Va junto a automatizaciones que llevan cada dato a su sitio: la IA entiende lo que llega, y la automatización lo pasa al programa que toca, sin teclearlo.
Lo que cambia es la parte repetitiva del trabajo, no tu oficio. Y lo que importa lo sigue revisando una persona de tu equipo.
Ejemplos de IA en empresas, área por área
Son ejemplos de lo que se podría hacer. Cada empresa, aunque sea del mismo sector, acaba con lo suyo.
En la oficina
- Correos que llegan ordenados por tipo, y los que se repiten, con la respuesta ya preparada para revisarla.
- Documentos que llegan por WhatsApp, por correo o en papel, guardados con su nombre y su fecha.
- Citas y recordatorios que se apuntan diciéndolos con palabras normales y llegan al calendario, después de confirmarlos.
- Lo que se apunta en la obra o en la ruta, en la oficina sin volver a escribirlo.
En ventas
- Del correo del cliente al presupuesto, con tus precios.
- Presupuestos con tus propias partidas y tus precios, en tu formato.
- Seguimiento de los presupuestos que no contestan, con su aviso.
- Ver de un vistazo en qué punto está cada presupuesto: enviado, aceptado o pendiente de respuesta.
Los presupuestos son lo que ya tenemos construido y en uso. En la distribuidora de ventanas de PVC donde nació Nevora, cada presupuesto llevaba unos 60 minutos. Ahora, 5.
En atención al cliente
- Un chatbot en la web o en WhatsApp para las preguntas de siempre —horarios, precios, cómo va lo mío—, que pasa a una persona lo que no sabe resolver.
- Un agente que podría coger el teléfono, dar citas o responder lo de siempre, y pasarte lo que no sepa resolver.
- Recordatorios de cita con la forma de cambiarla.
- Respuestas a las preguntas de antes de comprar, en el idioma del cliente, para revisarlas y enviarlas.
Agentes de voz y chatbots para clientes: todavía no hemos construido ninguno. En sus páginas te contamos cuándo tendrían sentido y cómo los haríamos.
En administración
- Facturas de proveedores leídas y preparadas para la contabilidad, para revisarlas en vez de teclearlas.
- Facturas que salen de los datos del pedido o del parte, sin copiar una antigua.
- Avisos de las facturas que siguen sin cobrar. Reclamar, lo decidís vosotros.
- Datos que llegan a la plataforma de un organismo sin teclearlos campo por campo.
Cuándo tiene sentido la IA en una pyme
- Cuando un trabajo se repite muchas veces, y casi siempre de la misma manera.
- Cuando lo mismo se escribe dos o tres veces, en sitios distintos.
- Cuando alguien de tu equipo se pasa el día contestando las mismas preguntas.
- Cuando entra más trabajo y la única forma de atenderlo es contratar a más gente.
Cuándo no
- Cuando llegan pocas consultas y cada una es distinta.
- Cuando el proceso cambia cada semana.
- Cuando nadie sabe explicar todavía cómo se hace hoy: lo que no se entiende, no se automatiza.
- Cuando se quiere automatizar todo de golpe. Se empieza por lo que más tiempo os quita.
- Cuando lo que se busca es que ninguna persona vuelva a hablar con los clientes.
Antes de empezar, tres cosas
- La IA se equivoca a veces. Por eso lo que importa —una factura, un plazo, la respuesta a un cliente— lo revisa alguien de tu equipo antes de darlo por bueno.
- No hace falta cambiar de programa. Primero se mira qué usáis y por dónde tienen que pasar los datos. Si lo que tenéis os vale, no se toca.
- Tus datos, antes que nada. Antes de tocar un solo dato real, firmamos contigo el acuerdo de tratamiento de datos.
Cómo se empieza
Por la consultoría gratuita: 30 minutos por videollamada para entender cómo trabajáis, sin coste y sin compromiso. Al final, te decimos qué información nos haría falta y acordamos qué día nos la mandas. Como tarde al día siguiente, tienes por escrito lo que vimos. Es tuyo, sigas adelante con nosotros o no.
Si tiene sentido seguir, estudiamos tu caso con ejemplos tuyos y te enseñamos la propuesta en una reunión, con el precio: un pago para arrancar y una cuota mensual de mantenimiento.
Lo que hacemos en esa consultoría y después, contado como servicio:
¿Y si…?
Dudas razonables.
¿Qué es la IA para empresas?
Es usar programas que entienden texto, voz o imágenes para hacer el trabajo que se repite: leer y ordenar lo que llega, preparar borradores, pasar datos de un programa a otro o contestar las preguntas de siempre. Lo que importa lo sigue revisando una persona.
¿Es lo mismo automatizar que usar IA?
No. Automatizar es hacer que un paso se haga solo, siempre igual: llevar un dato de un programa a otro o mandar un recordatorio. La IA añade lo que antes necesitaba a una persona: entender un texto, una foto o una llamada. En una pyme, lo útil suele ser juntar las dos.
¿Sirve para una empresa pequeña?
Sí: se empieza por lo que más tiempo os quita. Lo vemos en la consultoría gratuita, y si en vuestro caso no tiene sentido, te lo decimos.
¿Y si ya probé la inteligencia artificial y no me sirvió?
Es normal: una inteligencia artificial genérica no conoce tus precios ni cómo trabajas. Nosotros partimos de cómo trabajas tú y, si nos mandas tus ejemplos, lo comprobamos con casos tuyos antes de que decidas.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que haya que hacer, por eso no tenemos tarifa. Funciona así: un pago para arrancar y una cuota mensual de mantenimiento. El precio te lo damos en una reunión, con la propuesta, cuando ya sabemos qué necesitas.