IA para abogados
Más tiempo para cada asunto, menos para la agenda y los buzones
Hemos estudiado cómo trabaja un despacho jurídico-fiscal pequeño: qué se apuntaba a mano, qué seguimientos se escapaban y qué se repetía cada semana. Y lo hemos cruzado con lo que marca el día a día de un despacho: los buzones del juzgado, los plazos, la hoja de encargo y el cobro de las minutas.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
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Citas, vistas y trámites que se apuntan diciéndolos con palabras normales y llegan a vuestro calendario con su recordatorio, después de confirmarlos.
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El plazo de cada notificación descargada, propuesto con las reglas de días hábiles, agosto y fiestas, para que el abogado lo confirme.
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Hojas de encargo, presupuestos y peticiones de provisión de fondos con los datos ya puestos, para revisar y firmar.
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La petición de los documentos de cada tipo de asunto, con sus recordatorios.
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Avisos de las minutas que siguen sin cobrar. Reclamar, lo decidís vosotros.
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Las novedades que afectan a cada cliente, preparadas para que el abogado revise la circular.
Lo que se trata en tu despacho está protegido por el secreto profesional: antes de tocar nada, firmamos el acuerdo de tratamiento de datos, y cada sistema accede solo a lo que necesita.
Nada de esto da consejo legal ni presenta un escrito: el criterio y la firma son siempre vuestros.
Qué parte se puede automatizar y qué parte no se ve al estudiar tu caso. Y si algo no tiene sentido, te lo decimos.
Dónde se os va el tiempo
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Apuntar cada cita, vista y trámite a mano, en la agenda de papel y otra vez en la digital, y acordarse de cada seguimiento.
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Mirar cada día el buzón del juzgado, porque una notificación sin abrir se da por hecha a los tres días hábiles, y el de Hacienda si lleváis lo fiscal.
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Contar el plazo de cada notificación, con agosto y las fiestas por medio, y apuntarlo en la agenda.
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Bajar cada resolución al expediente antes de que se borre del buzón.
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Preparar escritos desde plantillas, copiando los datos del cliente y del asunto, y comprobar que el nombre del juzgado sigue al día.
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Contestar por WhatsApp las mismas preguntas: cómo va lo mío, qué día es la cita, si ha llegado el documento.
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Pedir la provisión de fondos, minutar y perseguir los cobros con recordatorios.
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Seguir las novedades y avisar a los clientes a los que afectan.
Por qué cuesta tanto
En un despacho, cada asunto tiene sus plazos, sus documentos y sus notificaciones, y casi todo pasa por las mismas personas. Si un plazo se cuenta mal, responde el abogado, así que todo se revisa dos veces. Y lo que se trata está protegido por el secreto profesional, que marca cómo se hace todo lo demás.
Un asunto, de la primera consulta al cobro
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La primera consulta
Llega por teléfono, por WhatsApp o de parte de alguien, y desde el principio hay que hablar de honorarios.
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El encargo
La hoja de encargo con su presupuesto, la provisión de fondos y, cuando toca, identificar al cliente y a su titular real.
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Los documentos
Se piden al cliente, llegan por WhatsApp, por correo o en papel, y a veces hay que volver a pedirlos.
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El asunto en marcha
Notificaciones que hay que abrir en su buzón, plazos que hay que contar y apuntar, escritos que salen de plantillas y vistas en la agenda.
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La minuta y el cobro
Se factura y se persigue el cobro. Y si no se paga, queda la jura de cuentas.
Lo que te preguntaríamos
- ¿Cuántos buzones miráis cada día, y quién los abre si el titular no está?
- ¿Quién cuenta los plazos, dónde se apuntan y quién los revisa?
- De la notificación a la agenda y al expediente, ¿cuántos pasos hay?
- ¿Hacéis siempre hoja de encargo? ¿Pedís provisión de fondos al empezar?
- De los WhatsApps de los clientes, ¿cuántos son para preguntar cómo va lo suyo?
- ¿Con qué programa lleváis los expedientes y la facturación?
Cómo lo veríamos contigo
Preguntas sobre tu sector
¿Y el secreto profesional?
Va primero. Antes de tocar nada, firmamos el acuerdo de tratamiento de datos, y cada sistema accede solo a lo que necesita. Y siempre que se pueda, funciona sobre las cuentas de tu propio despacho.
¿Os conectáis a LexNET?
No entramos en vuestro buzón ni abrimos notificaciones por vosotros: abrir una la da por hecha, y eso lo decide el abogado. Trabajamos con lo que ya habéis descargado.
¿Tendríamos que cambiar de calendario o de programa?
No tiene por qué. Primero miramos qué usáis y por dónde tienen que pasar los datos. Si lo que tenéis os vale, no lo tocamos.
Treinta minutos por videollamada, sin coste y sin compromiso.