Distribuidoras
Del pedido al cobro, sin perseguir papeles ni fechas
Nevora nació en una distribuidora de ventanas de PVC, y hemos estudiado cómo trabajan una distribuidora química y una de muebles para obra. Cada una vende algo distinto, pero en las tres pasa lo mismo: entre el fabricante y el cliente, cada pedido deja papeles y datos que alguien tiene que juntar y volver a escribir a mano.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
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Ofertas que se montan con vuestros precios y márgenes, en vuestro formato, para revisarlas y enviarlas.
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Facturas que salen de los datos del pedido, sin copiar una antigua ni volver a teclear lo que ya está escrito.
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Los papeles de cada pedido, sacados del correo y unidos por su referencia.
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Un aviso de a qué reformista toca preguntar por su obra, y cuándo, con la llamada o el mensaje ya preparados.
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Recordatorios de las facturas que siguen sin respuesta o sin cobrar, preparados para revisarlos y enviarlos.
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Lo que deja cada obra, calculado con el coste real de cada pedido, sin copiarlo a mano.
Qué parte se puede automatizar y qué parte no se ve al estudiar tu caso. Y si algo no tiene sentido, te lo decimos.
Así lo hicimos con los presupuestos de la distribuidora de ventanas de PVC donde nació Nevora: Ver el caso
Dónde se os va el tiempo
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Montar cada oferta copiando la tabla de la última y cambiando precios y textos.
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Pasar los precios del fabricante a los vuestros, con el transporte, el margen y, si toca, el cambio de moneda.
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Hacer cada factura copiando una antigua y volviendo a teclear datos que ya traen otros papeles del mismo pedido.
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Juntar los papeles de cada pedido —el pedido, el albarán, la factura del fabricante, los de envío— que llegan por correo y se buscan por su referencia.
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Llamar al reformista antes de cada montaje para saber si la obra está lista: él está en la obra, no delante del correo.
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Volver a cuadrar el montaje con los montadores cuando la obra se ha retrasado.
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Mandar la factura y tener que acordarse de preguntar si ha llegado y si está bien, porque nadie dice nada.
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Sacar lo que deja cada obra copiando a mano, del correo a una hoja de cálculo, el coste real de cada pedido.
Por qué cuesta tanto
Una distribuidora vive entre el fabricante y el cliente, y cada pedido deja papeles a los dos lados. Si cada uno está en un sitio —el correo, una hoja de cálculo, el programa de facturación—, alguien tiene que juntarlos y volver a escribirlos. Si además montáis en obra, se suma un tercero: las fechas dependen de una obra que lleva otro. Y cuanto más se vende, menos rato queda para lo demás.
Un pedido, de la oferta al cobro
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La oferta
Llega la petición, a veces de un reformista que lleva la obra de su cliente, y la oferta se monta con los precios del fabricante y los vuestros.
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Los pedidos
Cuando el cliente dice que sí, sale un pedido para cada proveedor, y cada uno trae sus papeles y su fecha.
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La entrega o el montaje
Si se monta en obra, el día depende de los montadores y de una obra que lleva otro.
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La factura
Se hace con datos que ya están en el pedido, en el albarán y en la factura del fabricante.
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El cobro y las cuentas
Hay que saber qué está cobrado, recordar lo que no y calcular lo que ha dejado cada pedido.
Lo que te preguntaríamos
- ¿Cómo os llegan los precios del fabricante, y cómo los convertís en los vuestros?
- ¿Cómo hacéis una oferta: desde cero o a partir de la última?
- ¿Qué papeles van y vienen en cada pedido, y cómo sabéis cuáles son de cuál?
- Si montáis en obra, ¿dónde apuntáis la fecha de montaje, y cómo sabéis si la obra está lista?
- ¿A quién mandáis la factura, y cómo sabéis que está cobrada?
- ¿Qué os quitaríais de encima primero?
Cómo lo veríamos contigo
Preguntas sobre tu sector
¿Tenemos que cambiar de programa?
No tiene por qué. Primero miramos qué usáis y por dónde tienen que pasar los datos. Si lo que tenéis os vale, no lo tocamos, y lo que se añada se monta para que no tengáis que alimentarlo a mano.
¿Tendrían que usar una aplicación los montadores o los reformistas?
No tiene por qué. Si no les encaja, se monta para que ellos no tengan que instalar nada: lo que haga falta saber de cada obra os llega a vosotros, para que les preguntéis.
¿Y si vendemos en otra moneda?
Lo miramos al estudiar tu caso: qué documentos llevan otra moneda, de dónde sale el cambio y qué tiene que salir en cada factura.
Treinta minutos por videollamada, sin coste y sin compromiso.