Transporte
Del albarán firmado en la obra a la factura, sin teclearlo dos veces
Hemos estudiado cómo trabaja un transportista: el camión va y viene, pero el papel va detrás. Albaranes que se rellenan a mano, que se teclean en la oficina y que se vuelven a crear para facturarlos.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
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Un albarán que el chófer abre en el móvil antes de salir, cierra al acabar y el cliente firma en el sitio.
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Que el albarán llegue a la oficina con su concepto y su tramo ya propuestos, listo para pasarlo al programa de facturación.
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El documento de control de cada viaje, preparado con los datos del albarán, sin escribirlos dos veces.
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Los albaranes firmados de cada cliente juntos al final del mes, listos para mandar con la factura.
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Que las dudas de cada servicio, como un precio dado por teléfono, le lleguen al móvil a quien lo pactó, y las resuelva ahí.
Qué parte se puede automatizar y qué parte no se ve al estudiar tu caso. Y si algo no tiene sentido, te lo decimos.
Dónde se os va el tiempo
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Pasar a la oficina lo que ha hecho cada chófer, por mensajes y sobre la marcha.
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Escribir cada albarán a mano, pasarlo a una hoja de cálculo y volver a crearlo en el programa de facturación.
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Traducir lo que escribe el chófer al concepto que se cobra, y calcular cada tramo con un mapa.
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Rellenar el documento de control de cada viaje aparte del albarán, repitiendo los mismos datos.
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Juntar los albaranes firmados de cada cliente a fin de mes para poder cobrar.
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Averiguar a qué precio se cerró cada trabajo pactado por teléfono, que llega a la oficina sin precio ni horas mínimas.
Por qué cuesta tanto
Muchas veces casi todo pasa por una sola persona, que organiza los viajes y se acuerda de los precios. El chófer apunta el trabajo a su manera, la oficina lo traduce y lo vuelve a escribir, y si un concepto se pone mal, se cobra de menos sin que nadie lo vea. Cuanto más trabajo entra, más hay que estar encima.
Un servicio, del encargo a la factura
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El encargo
El cliente encarga el servicio. Si pide precio por teléfono, a veces se cierra ahí mismo, de palabra.
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Antes de salir
Cada viaje lleva su documento de control: quién carga, de dónde a dónde, qué mercancía, cuánto pesa y con qué vehículos.
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En la obra
El chófer rellena el albarán y el cliente lo firma en el sitio.
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En la oficina
El albarán se pasa a una hoja de cálculo, se traduce al concepto que se cobra y, si se cobra por distancia, se calcula el tramo.
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A fin de mes
Sale la factura de cada cliente y, a quien lo pide, sus albaranes firmados.
Lo que te preguntaríamos
- ¿Quién rellena el albarán, y en qué momento?
- ¿Hace falta la firma del cliente para cobrar?
- ¿Cómo llega el albarán a la oficina, y quién lo revisa?
- ¿Cómo se decide el concepto y el precio de cada servicio?
- ¿Cómo hacéis el documento de control de cada viaje, y de dónde salen sus datos?
- ¿Con qué programa facturáis, y qué se teclea a mano?
Cómo lo veríamos contigo
Preguntas sobre tu sector
¿Los chóferes tendrían que usar el móvil?
Depende de cómo trabajéis. Lo vemos con vosotros: si el móvil no encaja, buscamos otra forma de que el albarán llegue a la oficina sin volver a teclearlo.
¿Tenemos que cambiar de programa de facturación?
No tiene por qué. Primero miramos qué usáis y por dónde tienen que pasar los datos. Si lo que tenéis os vale, no lo tocamos.
¿Y el documento de control de cada viaje?
Lo miramos con vosotros: qué datos lleva, de dónde salen y quién tiene que darlos, para no escribir dos veces lo mismo. Lo que pide la norma en vuestro caso lo confirmáis con vuestra asociación o vuestra gestoría: nosotros no damos criterio legal.
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