Facturas recibidas
Facturas de proveedores, a la contabilidad sin teclearlas
Que las facturas que te mandan tus proveedores lleguen leídas y preparadas a vuestro programa de contabilidad, para revisarlas en vez de teclearlas.
Lo que pasa hoy
Las facturas de los proveedores llegan por correo, en PDF, en papel o en una foto por WhatsApp. Alguien las abre, las guarda donde puede y teclea en el programa de contabilidad el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total. Después hay que cuadrarlas con su pedido o su albarán, y con lo que sale del banco.
Son datos que ya están escritos en la factura, y se vuelven a escribir a mano.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
- Las facturas que llegan al correo, recogidas y guardadas con su proveedor y su fecha, sin ir a buscarlas.
- Sus datos —proveedor, fecha, número, base, IVA y total— leídos y preparados en el formato que importa vuestro programa de contabilidad, para revisarlos en vez de teclearlos.
- Cada factura comparada con su pedido o su albarán, con un aviso cuando algo no cuadra.
- La lista de las facturas que faltan o que todavía no tienen su pago en el banco.
- Lo que llega en papel o en una foto por WhatsApp, por el mismo camino.
Lo que se prepara solo se da por bueno cuando alguien de vuestro equipo lo ha revisado. La contabilidad la sigue llevando quien la lleva: vosotros o vuestra gestoría.
Lo que hacemos
Estudiamos de dónde os llegan las facturas, cómo las registráis hoy y qué programa usáis, y vemos qué parte tiene sentido automatizar y qué parte no.
Cuando la solución es una herramienta, la ves funcionar antes de decidir: con un ejemplo de tu empresa si nos mandas tu información en la fecha que acordemos, y si no, con uno genérico.
Un trabajo parecido, ya en uso
En la distribuidora de ventanas de PVC donde nació Nevora, cuando la fábrica contesta, la herramienta de presupuestos lee su correo, lo guarda en la obra y deja el presupuesto listo, con su PDF. No son facturas, pero es el mismo tipo de trabajo: leer lo que manda un proveedor y dejarlo donde toca.
¿Y las facturas que emites tú?
Eso es otra página: del parte al albarán y del albarán a la factura. Y si lo que se teclea dos veces son otros datos, también tiene la suya.
¿Y si…?
Dudas razonables.
¿Tenemos que cambiar de programa de contabilidad?
No tiene por qué. Primero miramos qué usáis y qué ficheros admite. Si lo que tenéis os vale, no lo tocamos.
¿Y si las facturas llegan en papel o por WhatsApp?
Se cuenta con ello. No se trata de cambiar a tus proveedores, sino de que lo que mandan acabe guardado con su nombre y su fecha, llegue por donde llegue. Cómo, depende de por dónde os llegan hoy: lo vemos al estudiar tu caso.
¿Y si la IA lee mal un dato?
Por eso se revisa. Lo que se lee solo quedaría pendiente hasta que alguien de tu equipo lo diera por bueno, y lo que no cuadrara con el pedido o el albarán saldría marcado para mirarlo.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que haya que hacer, por eso no tenemos tarifa. Funciona así: un pago para arrancar y una cuota mensual de mantenimiento. El precio te lo damos en una reunión, con la propuesta, cuando ya sabemos qué necesitas.
¿Qué pasa con mis datos?
Al principio no los necesitamos. Los ejemplos que nos enseñes van con los datos personales tapados. Antes de tocar un solo dato real, firmamos contigo el acuerdo de tratamiento de datos. Y trabajamos así: protección de datos desde el diseño, solo los permisos justos, revisión de riesgos antes de poner nada en marcha, siempre que se pueda sobre las cuentas de tu propia empresa, y formación a tu equipo.