Gestorías y asesorías
Que el trimestre no dependa de perseguir a cada cliente
Hemos estudiado cómo se trabaja en las gestorías y asesorías: el calendario de Hacienda y de la Seguridad Social, las circulares que mandan a sus clientes y los programas que usan. Lo que más tiempo se lleva no es presentar los modelos: es todo lo que hay que perseguir, teclear y vigilar para llegar a tiempo.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
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Un solo sitio donde cada cliente deja sus papeles, que se guardan con su nombre y su trimestre, y un aviso de lo que falta, preparado para revisarlo y enviarlo.
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Facturas y tiques leídos del papel y preparados en el formato que importa vuestro programa, para revisarlos en vez de picarlos.
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El banco preconciliado con las reglas de cada cliente, y la lista de los movimientos que no tienen factura.
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Un aviso de cada notificación nueva en los buzones de vuestros clientes, con sus poderes, sin entrar en cada uno.
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Un calendario por cliente con sus modelos y con la fecha en que caduca cada certificado y cada poder, con su aviso.
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Respuestas preparadas para las preguntas de cada campaña, con vuestros textos, para revisarlas y enviarlas.
Lo que se prepara solo se presenta o se envía cuando alguien de vuestro equipo lo ha revisado: quien presenta responde de lo que envía.
Qué parte se puede automatizar y qué parte no se ve al estudiar tu caso. Y si algo no tiene sentido, te lo decimos.
Dónde se os va el tiempo
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Pedir a cada cliente sus facturas, tiques y extractos cada trimestre, volver a pedirlos y recibirlos en fotos por WhatsApp, en papel o por correo.
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Picar facturas y tiques en el programa de contabilidad, con el tipo de IVA de cada una.
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Conciliar el banco y preguntar por cada movimiento que no tiene factura.
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Mirar los buzones de Hacienda, de la Seguridad Social y de la DGT de cada cliente: una notificación sin abrir en diez días cuenta como rechazada.
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Revisar cada día los partes de baja que llegan en el fichero de la Seguridad Social, y mandar sus datos en tres días hábiles.
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Rehacer nóminas ya cerradas cuando el salario mínimo, las bases de cotización o un convenio salen con efectos atrasados.
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Controlar cuándo caducan el certificado y los poderes de cada cliente: el certificado de representante no se renueva, y cuando caduca hay que pedir uno nuevo.
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Identificar a cada cliente nuevo y a su titular real, y guardar sus papeles diez años, como pide la ley de prevención del blanqueo.
Por qué cuesta tanto
En una gestoría, el trabajo depende de lo que mandan los clientes, cada uno a su manera y a su ritmo, y los plazos no se mueven: llegan a la vez para toda la cartera. Lo que entra hay que ordenarlo, leerlo y volver a escribirlo en otro sitio. Y lo que no se ve —un buzón sin abrir, un certificado que caduca— se vuelve urgente sin avisar.
El año de una gestoría
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Cada mes
Nóminas y seguros sociales, altas y bajas, los partes médicos que llegan cada día y los buzones de cada cliente.
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Enero
El cuarto trimestre y los resúmenes anuales a la vez, y nóminas que a veces hay que rehacer cuando el salario mínimo o las bases de cotización salen con efectos atrasados.
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Abril, julio y octubre
Los trimestrales, hasta el día 20, o hasta el 15 si el cliente domicilia el pago: por eso los papeles se piden antes.
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De abril a junio
La renta, encima del primer trimestre.
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Julio
El impuesto sobre sociedades y las cuentas anuales que hay que depositar.
Lo que te preguntaríamos
- ¿Por dónde os llegan los papeles de cada cliente, y qué día del trimestre llega el grueso?
- ¿Qué programas usáis, y qué ficheros admiten importar?
- ¿Cómo y cada cuánto revisáis los buzones de cada cliente: con poderes, con sus certificados o con una herramienta?
- ¿Cómo controláis cuándo caducan los certificados y los poderes?
- ¿Qué día cerráis las incidencias de nómina, y cuántos clientes las mandan tarde?
- ¿Qué os quitaríais de encima primero?
Cómo lo veríamos contigo
Preguntas sobre tu sector
¿Y los datos de los clientes?
Antes de tocar un solo dato real, firmamos el acuerdo de tratamiento de datos. Y mientras estudiamos el caso, trabajamos con ejemplos con los datos personales tapados.
¿Tenemos que cambiar de programa?
No tiene por qué. Primero miramos qué usáis y qué ficheros admite. Si lo que tenéis os vale, no lo tocamos.
¿Y si mis clientes siguen mandando fotos por WhatsApp?
Se cuenta con ello. No se trata de cambiar a tus clientes, sino de que lo que mandan acabe guardado con su nombre y su trimestre, llegue por donde llegue. Cómo, depende de por dónde os llega hoy: lo vemos al estudiar tu caso.
Treinta minutos por videollamada, sin coste y sin compromiso.