¿Funciona de verdad?
Cada presupuesto llevaba unos 60 minutos. Ahora, 5.
Nevora nació en una distribuidora de ventanas de PVC. Allí vivimos el problema: cada presupuesto se montaba a mano y llevaba unos 60 minutos. Estudiamos cómo trabajábamos, vimos qué tenía sentido cambiar y construimos la herramienta con la que hoy se hacen los presupuestos.
- Sector
- Distribución de ventanas de PVC
- La empresa
- La distribuidora donde nació Nevora
- Lo que construimos
- Una herramienta para los presupuestos, de la solicitud a la firma
- Hoy
- En uso a diario
Antes
Antes: unos 60 minutos por presupuesto
Ahora
Ahora: 5 minutos
Ahorro
Unas 37 horas al mes que se ahorran, con unos 40 presupuestos al mes
El problema
En la distribuidora montábamos los presupuestos a mano, entre unas tres personas. Cada uno se pedía a la fábrica, se enviaba al cliente y, si decía que sí, se firmaba. Cada paso iba por un sitio distinto: Drive, una libreta, el correo, una plantilla y un programa de firma. Y no se podían hacer más presupuestos sin contratar a alguien.
La solución
Construimos una herramienta que acompaña cada presupuesto, de la solicitud a la firma. Lo que se repetía lo hace ella: avisa al cliente de que su presupuesto está en marcha, prepara la petición a la fábrica, lee su respuesta, deja el presupuesto listo con su PDF y avisa cuando toca el seguimiento.
Un presupuesto, paso a paso
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La solicitud del cliente
Antes
La solicitud llegaba del cliente. Si traía planos, era fácil. Si traía un dibujo hecho a mano y difícil de entender, solo entender qué quería nos llevaba media hora, y preparar la petición a la fábrica, unos 40 minutos más. Desde que el cliente nos escribía hasta que la petición salía hacia la fábrica podían pasar cinco horas.
Ahora
- Cuando el cliente pide un presupuesto, le llega un correo que le dice que está en marcha.
- El boceto de una ventana se escribe como se dice, y la herramienta lo dibuja.
- Al aprobar la solicitud, la ficha de la obra y el correo a la fábrica se crean solos.
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La respuesta de la fábrica
Antes
Cuando la fábrica contestaba, comprobábamos su respuesta contra lo que había pedido el cliente. Si había un error, se lo volvíamos a pedir. Si estaba bien, montábamos el presupuesto a mano, ventana por ventana: el color, el cristal y la imagen de cada una. Unos cinco minutos por ventana.
Ahora
- Cuando la fábrica contesta, la herramienta lee su correo, lo guarda en la obra y deja el presupuesto listo, con su PDF.
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El envío, el seguimiento y la firma
Antes
Después lo mandábamos por WhatsApp o por correo, y ahí se quedaba: no le hacíamos seguimiento, y no guardábamos ni lo que nos había mandado el cliente ni lo que nos había mandado la fábrica. Si el cliente decía que sí, había que pasar el presupuesto a un programa de firma electrónica y enviárselo. Y mientras tanto, el cliente esperaba.
Ahora
- Enviarlo es un clic.
- Avisa cuando toca el seguimiento.
- Y se firma con un enlace, desde el móvil.
Cómo lo hicimos
Primero miramos cómo se trabajaba: qué dependía de qué, con qué herramientas, cuánto costaba cada paso y qué riesgos había. Vimos si tenía sentido cambiarlo y qué complejidad tenía. Después construimos la herramienta. Es el mismo método que hoy seguimos con cada empresa.
Dónde está hoy
La distribuidora la usa a diario para hacer sus presupuestos. Para el equipo es mucho menos trabajo y más tiempo para atender a cada cliente, que desde el primer momento sabe que su presupuesto está en marcha.
A quién se parece
A las empresas que compran a un fabricante, venden con su propia marca y montan cada presupuesto con precios de varios proveedores.
Lo que diseñamos para ti pasa primero por nosotros.