Transport
De l'albarà signat a l'obra a la factura, sense teclejar-lo dues vegades
Hem estudiat com treballa un transportista: el camió va i ve, però el paper va darrere. Albarans que s'omplen a mà, que es teclegen a l'oficina i que es tornen a crear per facturar-los.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
-
Un albarà que el xofer obre al mòbil abans de sortir, tanca en acabar i el client signa allà mateix.
-
Que l'albarà arribi a l'oficina amb el seu concepte i el seu tram ja proposats, a punt per passar-lo al programa de facturació.
-
El document de control de cada viatge, preparat amb les dades de l'albarà, sense escriure-les dues vegades.
-
Els albarans signats de cada client junts a final de mes, a punt per enviar amb la factura.
-
Que els dubtes de cada servei, com un preu donat per telèfon, li arribin al mòbil a qui el va pactar, i els resolgui des d'allà.
Quina part es pot automatitzar i quina no, es veu en estudiar el teu cas. I si alguna cosa no té sentit, t'ho diem.
On se us en va el temps
-
Passar a l'oficina el que ha fet cada xofer, per missatges i sobre la marxa.
-
Escriure cada albarà a mà, passar-lo a un full de càlcul i tornar-lo a crear al programa de facturació.
-
Traduir el que escriu el xofer al concepte que es cobra, i calcular cada tram amb un mapa.
-
Omplir el document de control de cada viatge a banda de l'albarà, repetint les mateixes dades.
-
Ajuntar els albarans signats de cada client a final de mes per poder cobrar.
-
Esbrinar a quin preu es va tancar cada feina pactada per telèfon, que arriba a l'oficina sense preu ni hores mínimes.
Per què costa tant
Moltes vegades gairebé tot passa per una sola persona, que organitza els viatges i es recorda dels preus. El xofer apunta la feina a la seva manera, l'oficina la tradueix i la torna a escriure, i si un concepte es posa malament, es cobra de menys sense que ningú se n'adoni. Com més feina entra, més cal estar-hi a sobre.
Un servei, de l'encàrrec a la factura
-
L'encàrrec
El client encarrega el servei. Si demana preu per telèfon, de vegades es tanca allà mateix, de paraula.
-
Abans de sortir
Cada viatge porta el seu document de control: qui carrega, d'on a on, quina mercaderia, quant pesa i amb quins vehicles.
-
A l'obra
El xofer omple l'albarà i el client el signa allà mateix.
-
A l'oficina
L'albarà es passa a un full de càlcul, es tradueix al concepte que es cobra i, si es cobra per distància, es calcula el tram.
-
A final de mes
Surt la factura de cada client i, a qui ho demana, els seus albarans signats.
El que et preguntaríem
- Qui omple l'albarà, i en quin moment?
- Cal la signatura del client per cobrar?
- Com arriba l'albarà a l'oficina, i qui el revisa?
- Com es decideixen el concepte i el preu de cada servei?
- Com feu el document de control de cada viatge, i d'on surten les seves dades?
- Amb quin programa factureu, i què es tecleja a mà?
Com ho veuríem amb tu
Preguntes sobre el teu sector
Els xofers haurien de fer servir el mòbil?
Depèn de com treballeu. Ho veiem amb vosaltres: si el mòbil no encaixa, busquem una altra manera perquè l'albarà arribi a l'oficina sense tornar-lo a teclejar.
Hem de canviar de programa de facturació?
No necessàriament. Primer mirem què feu servir i per on han de passar les dades. Si el que teniu ja us va bé, no ho toquem.
I el document de control de cada viatge?
Ho mirem amb vosaltres: quines dades porta, d'on surten i qui les ha de donar, per no escriure dues vegades el mateix. El que demana la norma en el vostre cas ho confirmeu amb la vostra associació o la vostra gestoria: nosaltres no donem criteri legal.
Trenta minuts per videotrucada, sense cost i sense compromís.