Clíniques
Que recepció atengui pacients, no papers
Hem estudiat com es treballa a les clíniques privades petites —dentals, de fisioteràpia i de medicina estètica—: la normativa sanitària, les condicions de les asseguradores, el que publiquen els col·legis professionals i els programes que fan servir. El que més temps s'emporta no és donar cites: és tota la feina administrativa que envolta cada pacient.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
-
Recordatoris de cita amb la manera de canviar-la, i els forats que queden lliures, oferts a qui està en llista d'espera.
-
Respostes preparades per a les preguntes administratives —horaris, asseguradores, què cal portar, finançament—, per revisar-les i enviar-les.
-
Seguiment dels pressupostos i plans de tractament sense resposta, amb el seu avís per trucar.
-
L'alta del pacient per formulari abans de la primera visita, amb la casella de publicitat a part, que arriba ordenada a la seva fitxa.
-
El saldo i la caducitat de cada bo, amb els seus avisos.
-
Factures amb l'IVA que toca a cada servei, i la liquidació de cada asseguradora quadrada amb el que s'ha facturat.
Són dades de salut, així que l'acord de tractament de dades i la revisió de riscos van primer, abans de tocar res.
Res d'això fa diagnòstics ni dona consell mèdic: això sempre és cosa del vostre equip.
Quina part es pot automatitzar i quina no, es veu en estudiar el teu cas. I si alguna cosa no té sentit, t'ho diem.
On se us en va el temps
-
Donar, canviar i anul·lar cites per telèfon mentre ateneu qui teniu al davant, i omplir els forats que deixa qui no ve.
-
Demanar l'autorització de l'asseguradora abans de començar i, en fisioteràpia, la prescripció de l'especialista.
-
Fer el seguiment dels pressupostos i dels plans de tractament que es queden sense resposta.
-
Preparar el consentiment de cada tractament, aconseguir la signatura i guardar-lo: a Catalunya, quinze anys.
-
Portar el saldo, la caducitat i les cancel·lacions de cada bo de sessions.
-
Facturar cada visita amb el seu IVA —exempt el que és sanitari, al 21 % el que és purament estètic— i quadrar després el que paga cada asseguradora.
-
Enviar al laboratori cada prescripció signada i vigilar que la peça arribi abans de la cita.
-
Buscar i lliurar les còpies de la història o de les radiografies que demana un pacient.
Per què costa tant
En una clínica, recepció atén alhora el telèfon, el taulell i el correu, i cada pacient arrossega papers: la seva alta, el seu consentiment, la seva autorització, el seu pressupost, la seva factura. Cada asseguradora té les seves regles, i una mateixa clínica pot tenir serveis exempts d'IVA i d'altres que en porten. I són dades de salut, que demanen una cura especial: això va primer.
Un pacient, de la cita a la revisió següent
-
La cita
Arriba per telèfon, per WhatsApp, per correu o per un directori de clíniques.
-
Abans de la visita
L'alta, amb les seves dades i la informació de protecció de dades, i, si va per assegurança, l'autorització de l'asseguradora.
-
A la visita
El consentiment que cal signar i guardar, el pressupost o el pla de tractament i, a les dentals, la prescripció al laboratori.
-
En sortir
El cobrament, la factura —obligatòria encara que no porti IVA— i el que es descompta del bo.
-
Després
Els pressupostos que continuen sense resposta, la liquidació de l'asseguradora i la propera revisió, que algú ha de recordar.
El que et preguntaríem
- Per on entren les cites, i quantes trucades es queden sense agafar mentre ateneu?
- Quants pressupostos es queden sense resposta, i qui els truca?
- Quina part del que factureu ve d'asseguradores i mútues, i quant us costa quadrar cada liquidació?
- Com controleu el saldo, la caducitat i les cancel·lacions dels bons?
- Si avui un pacient demana un consentiment de fa anys, quant trigueu a trobar-lo?
- El vostre programa té reserva per internet o es pot connectar amb d'altres? Ho heu preguntat?
Com ho veuríem amb tu
Preguntes sobre el teu sector
I les dades dels pacients?
Van primer. Abans de tocar res, signem l'acord de tractament de dades i revisem els riscos. Mentre estudiem el cas, treballem amb exemples amb les dades personals tapades.
Contestaria alguna cosa sobre la salut d'un pacient?
No. El que es prepara és per a la feina administrativa: cites, horaris, papers. El que és mèdic sempre és cosa del vostre equip.
Els pacients sabrien que parlen amb una màquina?
Sí. Si hi ha un assistent que conversa, diu que és una intel·ligència artificial, com demana la norma europea. I el que no li toca passa a una persona de recepció.
Hem de canviar de programa d'agenda?
No necessàriament. Primer mirem què feu servir i per on han de passar les dades. Si el que teniu ja us va bé, no ho toquem.
Trenta minuts per videotrucada, sense cost i sense compromís.