IA per a advocats
Més temps per a cada assumpte, menys per a l'agenda i les bústies
Hem estudiat com treballa un despatx juridicofiscal petit: què s'apuntava a mà, quins seguiments s'escapaven i què es repetia cada setmana. I ho hem creuat amb el que marca el dia a dia d'un despatx: les bústies del jutjat, els terminis, el full d'encàrrec i el cobrament de les minutes.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
-
Cites, vistes i tràmits que s'anoten dient-los amb paraules normals i arriben al vostre calendari amb el seu recordatori, després de confirmar-los.
-
El termini de cada notificació descarregada, proposat amb les regles de dies hàbils, agost i festius, perquè l'advocat el confirmi.
-
Fulls d'encàrrec, pressupostos i peticions de provisió de fons amb les dades ja posades, per revisar i signar.
-
La petició dels documents de cada tipus d'assumpte, amb els seus recordatoris.
-
Avisos de les minutes que continuen sense cobrar. Reclamar, ho decidiu vosaltres.
-
Les novetats que afecten cada client, preparades perquè l'advocat revisi la circular.
El que es tracta al teu despatx està protegit pel secret professional: abans de tocar res, signem l'acord de tractament de dades, i cada sistema accedeix només al que necessita.
Res d'això dona consell legal ni presenta cap escrit: el criteri i la signatura sempre són vostres.
Quina part es pot automatitzar i quina no, es veu en estudiar el teu cas. I si alguna cosa no té sentit, t'ho diem.
On se us en va el temps
-
Apuntar cada cita, vista i tràmit a mà, a l'agenda de paper i un altre cop a la digital, i recordar-se de cada seguiment.
-
Mirar cada dia la bústia del jutjat, perquè una notificació sense obrir es dona per feta als tres dies hàbils, i la d'Hisenda si porteu la part fiscal.
-
Comptar el termini de cada notificació, amb l'agost i les festes pel mig, i apuntar-lo a l'agenda.
-
Baixar cada resolució a l'expedient abans que s'esborri de la bústia.
-
Preparar escrits a partir de plantilles, copiant les dades del client i de l'assumpte, i comprovar que el nom del jutjat continua al dia.
-
Contestar per WhatsApp les mateixes preguntes: com va el meu cas, quin dia és la cita, si ha arribat el document.
-
Demanar la provisió de fons, minutar i perseguir els cobraments amb recordatoris.
-
Estar al dia de les novetats i avisar els clients afectats.
Per què costa tant
En un despatx, cada assumpte té els seus terminis, els seus documents i les seves notificacions, i gairebé tot passa per les mateixes persones. Si un termini es compta malament, en respon l'advocat, així que tot es revisa dues vegades. I el que es tracta està protegit pel secret professional, que marca com es fa tota la resta.
Un assumpte, de la primera consulta al cobrament
-
La primera consulta
Arriba per telèfon, per WhatsApp o de part d'algú, i des del principi s'ha de parlar d'honoraris.
-
L'encàrrec
El full d'encàrrec amb el seu pressupost, la provisió de fons i, quan toca, identificar el client i el seu titular real.
-
Els documents
Es demanen al client, arriben per WhatsApp, per correu o en paper, i de vegades cal tornar-los a demanar.
-
L'assumpte en marxa
Notificacions que cal obrir a la seva bústia, terminis que cal comptar i apuntar, escrits que surten de plantilles i vistes a l'agenda.
-
La minuta i el cobrament
Es factura i es persegueix el cobrament. I si no es paga, queda la jura de comptes.
El que et preguntaríem
- Quantes bústies mireu cada dia, i qui les obre si el titular no hi és?
- Qui compta els terminis, on s'anoten i qui els revisa?
- De la notificació a l'agenda i a l'expedient, quants passos hi ha?
- Feu sempre full d'encàrrec? Demaneu provisió de fons en començar?
- Dels WhatsApps dels clients, quants són per preguntar com va el seu cas?
- Amb quin programa porteu els expedients i la facturació?
Com ho veuríem amb tu
Preguntes sobre el teu sector
I el secret professional?
Va primer. Abans de tocar res, signem l'acord de tractament de dades, i cada sistema accedeix només al que necessita. I sempre que es pugui, funciona sobre els comptes del teu propi despatx.
Us connecteu a LexNET?
No entrem a la vostra bústia ni obrim notificacions per vosaltres: obrir-ne una la dona per feta, i això ho decideix l'advocat. Treballem amb el que ja heu descarregat.
Hauríem de canviar de calendari o de programa?
No necessàriament. Primer mirem què feu servir i per on han de passar les dades. Si el que teniu ja us va bé, no ho toquem.
Trenta minuts per videotrucada, sense cost i sense compromís.