Funciona de veritat?
Cada pressupost requeria uns 60 minuts. Ara, 5.
Nevora va néixer en una distribuïdora de finestres de PVC. Allà vam viure el problema: cada pressupost es muntava a mà i requeria uns 60 minuts. Vam estudiar com treballàvem, vam veure què tenia sentit canviar i vam construir l'eina amb què avui es fan els pressupostos.
- Sector
- Distribució de finestres de PVC
- L'empresa
- La distribuïdora on va néixer Nevora
- El que vam construir
- Una eina per als pressupostos, de la sol·licitud a la signatura
- Avui
- En ús cada dia
Abans
Abans: uns 60 minuts per pressupost
Ara
Ara: 5 minuts
Estalvi
Unes 37 hores al mes que s'estalvien, amb uns 40 pressupostos al mes
El problema
A la distribuïdora muntàvem els pressupostos a mà, entre unes tres persones. Cadascun es demanava a la fàbrica, s'enviava al client i, si deia que sí, se signava. Cada pas anava per un lloc diferent: Drive, una llibreta, el correu, una plantilla i un programa de signatura. I no es podien fer més pressupostos sense contractar algú.
La solució
Vam construir una eina que acompanya cada pressupost, de la sol·licitud a la signatura. El que es repetia ho fa ella: avisa el client que el seu pressupost està en marxa, prepara la petició a la fàbrica, llegeix la seva resposta, deixa el pressupost a punt amb el seu PDF i avisa quan toca el seguiment.
Un pressupost, pas a pas
-
La sol·licitud del client
Abans
La sol·licitud arribava del client. Si duia plànols, era fàcil. Si duia un dibuix fet a mà i difícil d'entendre, només entendre què volia ens ocupava mitja hora, i preparar la petició a la fàbrica, uns 40 minuts més. Des que el client ens escrivia fins que la petició sortia cap a la fàbrica podien passar cinc hores.
Ara
- Quan el client demana un pressupost, li arriba un correu que li diu que està en marxa.
- L'esbós d'una finestra s'escriu com es diu, i l'eina el dibuixa.
- En aprovar la sol·licitud, la fitxa de l'obra i el correu a la fàbrica es creen sols.
-
La resposta de la fàbrica
Abans
Quan la fàbrica contestava, comprovàvem la seva resposta amb el que havia demanat el client. Si hi havia un error, l'hi tornàvem a demanar. Si estava bé, muntàvem el pressupost a mà, finestra per finestra: el color, el vidre i la imatge de cadascuna. Uns cinc minuts per finestra.
Ara
- Quan la fàbrica contesta, l'eina llegeix el seu correu, el desa a l'obra i deixa el pressupost a punt, amb el seu PDF.
-
L'enviament, el seguiment i la signatura
Abans
Després l'enviàvem per WhatsApp o per correu, i allà es quedava: no li fèiem seguiment, i no desàvem ni el que ens havia enviat el client ni el que ens havia enviat la fàbrica. Si el client deia que sí, calia passar el pressupost a un programa de signatura electrònica i enviar-l'hi. I mentrestant, el client esperava.
Ara
- Enviar-lo és un clic.
- Avisa quan toca el seguiment.
- I se signa amb un enllaç, des del mòbil.
Com ho vam fer
Primer vam mirar com es treballava: què depenia de què, amb quines eines, quant costava cada pas i quins riscos hi havia. Vam veure si tenia sentit canviar-ho i quina complexitat tenia. Després vam construir l'eina. És el mateix mètode que avui seguim amb cada empresa.
On és avui
La distribuïdora la fa servir cada dia per fer els seus pressupostos. Per a l'equip és molta menys feina i més temps per atendre cada client, que des del primer moment sap que el seu pressupost està en marxa.
A qui s'assembla
A les empreses que compren a un fabricant, venen amb la seva pròpia marca i munten cada pressupost amb preus de diversos proveïdors.
El que dissenyem per a tu passa primer per nosaltres.