IA per a immobiliàries
Que contestar portals i perseguir papers no s'emporti el dia
Hem estudiat com es treballa a les immobiliàries: la llei d'habitatge catalana, l'estatal i la de prevenció del blanqueig, el que publiquen els portals per a professionals i els programes que fan servir. Ensenyar un pis només n'és una part: al voltant de cada operació hi ha contactes per contestar, visites per quadrar i documents per demanar.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
-
Respostes preparades per a cada contacte dels portals, amb les dades del pis i unes preguntes per filtrar, per revisar-les i enviar-les, i cada interessat anotat a la seva fitxa.
-
Franges de visita proposades segons l'agenda de cada agent, amb la confirmació, el recordatori i el full de visita per signar, i la franja que queda lliure, oferta a un altre interessat.
-
La llista de documents de cada venda o lloguer, demanats amb els seus recordatoris, i un avís del que falta o ja no és vigent.
-
La descripció de cada anunci, redactada i traduïda a partir de la fitxa del pis, amb les mencions que demana la llei comprovades, per revisar-la abans de publicar.
-
Un calendari amb el venciment de cada nota d'encàrrec, els dos mesos de cada fiança, amb els seus papers preparats, i l'actualització de cada renda.
-
En cada compravenda, la fitxa d'identificació i de titular real, emplenada amb els documents ja llegits i arxivada amb la seva data d'esborrament als deu anys.
El que es prepara només s'envia quan algú de la vostra agència ho ha revisat. I hi ha coses que decideix sempre una persona: qui visita cada pis, si un candidat és solvent i què fer amb una operació que desperta dubtes de blanqueig.
Quina part es pot automatitzar i quina no, es veu en estudiar el teu cas. I si alguna cosa no té sentit, t'ho diem.
On se us en va el temps
-
Contestar els contactes que arriben de cada portal i de la web, de pressa i separant els curiosos, i apuntar cada interessat a la seva fitxa.
-
Quadrar, confirmar i canviar visites, i recollir el full de visita signat.
-
Demanar i perseguir els papers del propietari: la nota simple, l'IBI, la comunitat, el certificat energètic i, a Catalunya, la cèdula d'habitabilitat.
-
Demanar i revisar els del candidat a llogater: la seva identitat, el contracte de treball, les últimes nòmines i, de vegades, la vida laboral o la renda.
-
Preparar cada anunci per a diversos portals amb el que ha de portar: la qualificació energètica i, a Catalunya, la referència de la cèdula i el número de registre de l'agent.
-
Identificar els qui intervenen en cada compravenda i el seu titular real, i guardar aquests papers deu anys, com demana la llei de prevenció del blanqueig.
-
Portar els terminis: el de cada nota d'encàrrec, els dos mesos per dipositar la fiança a l'INCASÒL i, si gestioneu el lloguer, l'actualització de la renda de cada any.
-
Oferir cada pis nou a la vostra llista d'interessats, avisant només qui ha donat permís per rebre els vostres correus.
Per què costa tant
En una immobiliària, cada operació aplega molta gent —el propietari, els interessats, el comprador o el llogater— i cadascú porta els seus papers. Els contactes arriben per diversos portals alhora i cal contestar de pressa, i la normativa d'habitatge canvia sovint. Els programes del sector ja publiquen els anuncis i recullen els contactes, però contestar amb criteri, quadrar visites i perseguir documents continua en mans de persones.
Un pis, de l'encàrrec a la signatura
-
L'encàrrec
Abans d'oferir un pis, a Catalunya se signa amb el propietari la nota d'encàrrec: el preu, el termini i el que cobra l'agència.
-
Els documents
La nota simple, els rebuts de l'IBI i de la comunitat, el certificat energètic i, a Catalunya, la cèdula d'habitabilitat.
-
L'anunci
Fotos, descripció i publicació a la web i als portals, amb les mencions que demana la llei.
-
Contactes i visites
Els interessats escriuen o truquen des del portal: cal filtrar-los, quadrar cada visita i, sovint, recollir el full de visita signat.
-
La signatura
Arres o senyal, escriptura davant notari i inscripció al Registre. Si és un lloguer, el contracte, la fiança i, si el gestioneu, la renda de cada any.
El que et preguntaríem
- Quants contactes us arriben dels portals cada setmana, i qui els contesta?
- Quin programa feu servir per als pisos i els interessats, i què fa ja tot sol?
- Com quadreu les visites? Signeu full de visita?
- Quins documents demaneu en cada venda i en cada lloguer, i com sabeu què falta?
- Com porteu els terminis de cada nota d'encàrrec i de cada fiança?
- Què us trauríeu de sobre primer?
Com ho veuríem amb tu
Preguntes sobre el teu sector
Serveix per a una agència petita?
Sí: es comença pel que més temps us pren. Ho veiem a la consultoria gratuïta, i si en el vostre cas no té sentit, t'ho diem.
Hem de canviar de programa?
No necessàriament. Molts programes del sector ja publiquen als portals i recullen els contactes. Primer mirem què fa ja el vostre, i només s'hi afegeix el que li falta.
Contestaria als interessats sense que ho veiem?
No. Les respostes es preparen perquè algú de la vostra agència les revisi i les enviï. I qui visita cada pis ho decidiu vosaltres.
I els papers dels candidats a llogater?
Abans de tocar una sola dada real, signem l'acord de tractament de dades, i mentre estudiem el cas treballem amb exemples amb les dades personals tapades. Els papers de qui no es queda el pis no es guarden sense motiu.
Trenta minuts per videotrucada, sense cost i sense compromís.