Parts, albarans i factures
Automatitzar la facturació
Que el que s'anota a l'obra o a la ruta arribi a la factura sense tornar-ho a escriure.
El que passa avui
El que s'anota a l'obra o a la ruta es torna a escriure: primer a l'albarà i després a la factura. Són les mateixes dades, escrites dues i tres vegades.
El que fem
Fem que el part alimenti l'albarà, i l'albarà, la factura, sense tornar a escriure les dades.
Hi ha dos camins, i es tria després d'entendre com factureu: que les dades arribin al programa que ja feu servir, o un programa de facturació fet a mida, no un de catàleg.
Si es tria el programa fet a mida, el lliurem amb la seva declaració responsable, que és el que exigeix la norma.
Les factures que reps
Les que t'envien els teus proveïdors tenen la seva pròpia pàgina: llegir-les i portar-les a la comptabilitat sense teclejar-les.
A cada sector
Cada sector ho viu a la seva manera. Alguns exemples del que es podria fer a cadascun:
-
Que el que s'anota a l'obra arribi a l'oficina, i d'allà a la factura, sense tornar a escriure-ho.
-
Factures que surten de les dades de la comanda, sense copiar-ne una d'antiga ni tornar a teclejar el que ja està escrit.
-
Que l'albarà arribi a l'oficina amb el seu concepte i el seu tram ja proposats, a punt per passar-lo al programa de facturació.
-
Avisos de les minutes que continuen sense cobrar. Reclamar, ho decidiu vosaltres.
-
Factures amb l'IVA que toca a cada servei, i la liquidació de cada asseguradora quadrada amb el que s'ha facturat.
-
Les factures de llum dels fixos, a partir de lectures amb foto que veuen les dues parts.
-
Els albarans i les factures dels proveïdors de recanvis, llegits i quadrats amb cada ordre de reparació. Les diferències, perquè les revisi una persona.
I si…?
Dubtes raonables.
- Quant costa?
- Depèn del que calgui fer, per això no tenim tarifa. Funciona així: un pagament per arrencar i una quota mensual de manteniment. El preu te'l donem en una reunió, amb la proposta, quan ja sabem què necessites.
- Què passa amb les meves dades?
- Al principi no les necessitem. Els exemples que ens ensenyis van amb les dades personals tapades. Abans de tocar una sola dada real, signem amb tu l'acord de tractament de dades. I treballem així: protecció de dades des del disseny, només els permisos justos, revisió de riscos abans de posar res en marxa, sempre que es pugui sobre els comptes de la teva pròpia empresa, i formació al teu equip.