Gestories i assessories
Que el trimestre no depengui de perseguir cada client
Hem estudiat com es treballa a les gestories i assessories: el calendari d'Hisenda i de la Seguretat Social, les circulars que envien als seus clients i els programes que fan servir. El que més temps s'emporta no és presentar els models: és tot el que cal perseguir, teclejar i vigilar per arribar a temps.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
-
Un sol lloc on cada client deixa els seus papers, que es desen amb el seu nom i el seu trimestre, i un avís del que falta, preparat per revisar-lo i enviar-lo.
-
Factures i tiquets llegits del paper i preparats en el format que importa el vostre programa, per revisar-los en lloc de picar-los.
-
El banc preconciliat amb les regles de cada client, i la llista dels moviments que no tenen factura.
-
Un avís de cada notificació nova a les bústies dels vostres clients, amb els seus poders, sense entrar a cadascuna.
-
Un calendari per client amb els seus models i amb la data en què caduca cada certificat i cada poder, amb el seu avís.
-
Respostes preparades per a les preguntes de cada campanya, amb els vostres textos, per revisar-les i enviar-les.
El que es prepara només es presenta o s'envia quan algú del vostre equip ho ha revisat: qui presenta respon del que envia.
Quina part es pot automatitzar i quina no, es veu en estudiar el teu cas. I si alguna cosa no té sentit, t'ho diem.
On se us en va el temps
-
Demanar a cada client les seves factures, tiquets i extractes cada trimestre, tornar-los a demanar i rebre'ls en fotos per WhatsApp, en paper o per correu.
-
Picar factures i tiquets al programa de comptabilitat, amb el tipus d'IVA de cadascuna.
-
Conciliar el banc i preguntar per cada moviment que no té factura.
-
Mirar les bústies d'Hisenda, de la Seguretat Social i de la DGT de cada client: una notificació sense obrir en deu dies compta com a rebutjada.
-
Revisar cada dia els parts de baixa que arriben al fitxer de la Seguretat Social, i enviar-ne les dades en tres dies hàbils.
-
Refer nòmines ja tancades quan el salari mínim, les bases de cotització o un conveni surten amb efectes retroactius.
-
Controlar quan caduquen el certificat i els poders de cada client: el certificat de representant no es renova, i quan caduca cal demanar-ne un de nou.
-
Identificar cada client nou i el seu titular real, i guardar-ne els papers deu anys, com demana la llei de prevenció del blanqueig.
Per què costa tant
En una gestoria, la feina depèn del que envien els clients, cadascun a la seva manera i al seu ritme, i els terminis no es mouen: arriben alhora per a tota la cartera. El que entra s'ha d'ordenar, llegir i tornar a escriure en un altre lloc. I el que no es veu —una bústia sense obrir, un certificat que caduca— es torna urgent sense avisar.
L'any d'una gestoria
-
Cada mes
Nòmines i assegurances socials, altes i baixes, els parts mèdics que arriben cada dia i les bústies de cada client.
-
Gener
El quart trimestre i els resums anuals alhora, i nòmines que de vegades cal refer quan el salari mínim o les bases de cotització surten amb efectes retroactius.
-
Abril, juliol i octubre
Els trimestrals, fins al dia 20, o fins al 15 si el client domicilia el pagament: per això els papers es demanen abans.
-
D'abril a juny
La renda, a sobre del primer trimestre.
-
Juliol
L'impost sobre societats i els comptes anuals que cal dipositar.
El que et preguntaríem
- Per on us arriben els papers de cada client, i quin dia del trimestre n'arriba el gruix?
- Quins programes feu servir, i quins fitxers permeten importar?
- Com i cada quan reviseu les bústies de cada client: amb poders, amb els seus certificats o amb una eina?
- Com controleu quan caduquen els certificats i els poders?
- Quin dia tanqueu les incidències de nòmina, i quants clients les envien tard?
- Què us trauríeu de sobre primer?
Com ho veuríem amb tu
Preguntes sobre el teu sector
I les dades dels clients?
Abans de tocar una sola dada real, signem l'acord de tractament de dades. I mentre estudiem el cas, treballem amb exemples amb les dades personals tapades.
Hem de canviar de programa?
No necessàriament. Primer mirem què feu servir i quins fitxers admet. Si el que teniu us serveix, no ho toquem.
I si els meus clients continuen enviant fotos per WhatsApp?
Hi comptem. No es tracta de canviar els teus clients, sinó que el que envien acabi guardat amb el seu nom i el seu trimestre, arribi per on arribi. Com, depèn de per on us arriba avui: ho veiem en estudiar el teu cas.
Trenta minuts per videotrucada, sense cost i sense compromís.