Factures rebudes
Factures de proveïdors, a la comptabilitat sense teclejar-les
Que les factures que t'envien els teus proveïdors arribin llegides i preparades al vostre programa de comptabilitat, per revisar-les en lloc de teclejar-les.
El que passa avui
Les factures dels proveïdors arriben per correu, en PDF, en paper o en una foto per WhatsApp. Algú les obre, les desa on pot i tecleja al programa de comptabilitat el proveïdor, la data, la base, l'IVA i el total. Després cal quadrar-les amb la seva comanda o el seu albarà, i amb el que surt del banc.
Són dades que ja estan escrites a la factura, i es tornen a escriure a mà.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
- Les factures que arriben al correu, recollides i desades amb el seu proveïdor i la seva data, sense anar-les a buscar.
- Les seves dades —proveïdor, data, número, base, IVA i total— llegides i preparades en el format que importa el vostre programa de comptabilitat, per revisar-les en lloc de teclejar-les.
- Cada factura comparada amb la seva comanda o el seu albarà, amb un avís quan alguna cosa no quadra.
- La llista de les factures que falten o que encara no tenen el seu pagament al banc.
- El que arriba en paper o en una foto per WhatsApp, pel mateix camí.
El que es prepara automàticament només es dona per bo quan algú del vostre equip ho ha revisat. La comptabilitat la continua portant qui la porta: vosaltres o la vostra gestoria.
El que fem
Estudiem d'on us arriben les factures, com les registreu avui i quin programa feu servir, i veiem quina part té sentit automatitzar i quina no.
Quan la solució és una eina, la veus funcionar abans de decidir: amb un exemple de la teva empresa si ens envies la teva informació en la data que acordem, i si no, amb un de genèric.
Una feina semblant, ja en ús
A la distribuïdora de finestres de PVC on va néixer Nevora, quan la fàbrica contesta, l'eina de pressupostos llegeix el seu correu, el desa a l'obra i deixa el pressupost a punt, amb el seu PDF. No són factures, però és el mateix tipus de feina: llegir el que envia un proveïdor i deixar-ho on toca.
I les factures que emets tu?
Això és una altra pàgina: del part a l'albarà i de l'albarà a la factura. I si el que es tecleja dues vegades són altres dades, també té la seva.
I si…?
Dubtes raonables.
Hem de canviar de programa de comptabilitat?
No necessàriament. Primer mirem què feu servir i quins fitxers admet. Si el que teniu us serveix, no ho toquem.
I si les factures arriben en paper o per WhatsApp?
Ja hi comptem. No es tracta de canviar els teus proveïdors, sinó que el que envien acabi desat amb el seu nom i la seva data, arribi per on arribi. Com, depèn de per on us arriben avui: ho veiem en estudiar el teu cas.
I si la IA llegeix malament una dada?
Per això es revisa. El que es llegeix automàticament quedaria pendent fins que algú del teu equip ho donés per bo, i el que no quadrés amb la comanda o l'albarà sortiria marcat per mirar-ho.
Quant costa?
Depèn del que calgui fer, per això no tenim tarifa. Funciona així: un pagament per arrencar i una quota mensual de manteniment. El preu te'l donem en una reunió, amb la proposta, quan ja sabem què necessites.
Què passa amb les meves dades?
Al principi no les necessitem. Els exemples que ens ensenyis van amb les dades personals tapades. Abans de tocar una sola dada real, signem amb tu l'acord de tractament de dades. I treballem així: protecció de dades des del disseny, només els permisos justos, revisió de riscos abans de posar res en marxa, sempre que es pugui sobre els comptes de la teva pròpia empresa, i formació al teu equip.