Distribuïdores
De la comanda al cobrament, sense perseguir papers ni dates
Nevora va néixer en una distribuïdora de finestres de PVC, i hem estudiat com treballen una distribuïdora química i una de mobles per a obra. Cadascuna ven una cosa diferent, però en totes tres passa el mateix: entre el fabricant i el client, cada comanda deixa papers i dades que algú ha de reunir i tornar a escriure a mà.
El que es podria fer
Depèn de cada empresa, i per això no ho decidim abans de veure-ho. Aquestes són algunes de les coses que miraríem amb tu:
-
Ofertes que es munten amb els vostres preus i marges, en el vostre format, per revisar-les i enviar-les.
-
Factures que surten de les dades de la comanda, sense copiar-ne una d'antiga ni tornar a teclejar el que ja està escrit.
-
Els papers de cada comanda, trets del correu i units per la seva referència.
-
Un avís que diu a quin reformista toca preguntar per la seva obra, i quan, amb la trucada o el missatge ja preparats.
-
Recordatoris de les factures que continuen sense resposta o sense cobrar, preparats per revisar-los i enviar-los.
-
El que deixa cada obra, calculat amb el cost real de cada comanda, sense copiar-ho a mà.
Quina part es pot automatitzar i quina no, es veu en estudiar el teu cas. I si alguna cosa no té sentit, t'ho diem.
Així ho vam fer amb els pressupostos de la distribuïdora de finestres de PVC on va néixer Nevora: Mira el cas
On se us en va el temps
-
Muntar cada oferta copiant la taula de l'última i canviant preus i textos.
-
Passar els preus del fabricant als vostres, amb el transport, el marge i, si cal, el canvi de moneda.
-
Fer cada factura copiant-ne una d'antiga i tornant a teclejar dades que ja porten altres papers de la mateixa comanda.
-
Reunir els papers de cada comanda —la comanda, l'albarà, la factura del fabricant, els d'enviament— que arriben per correu i es busquen per la seva referència.
-
Trucar al reformista abans de cada muntatge per saber si l'obra està llesta: ell és a l'obra, no davant del correu.
-
Tornar a quadrar el muntatge amb els muntadors quan l'obra s'ha endarrerit.
-
Enviar la factura i haver de recordar-se de preguntar si ha arribat i si està bé, perquè ningú no diu res.
-
Treure el que deixa cada obra copiant a mà, del correu a un full de càlcul, el cost real de cada comanda.
Per què costa tant
Una distribuïdora viu entre el fabricant i el client, i cada comanda deixa papers als dos costats. Si cadascun és en un lloc —el correu, un full de càlcul, el programa de facturació—, algú els ha de reunir i tornar a escriure. Si a més munteu en obra, se'n suma un tercer: les dates depenen d'una obra que porta un altre. I com més es ven, menys estona queda per a la resta.
Una comanda, de l'oferta al cobrament
-
L'oferta
Arriba la petició, de vegades d'un reformista que porta l'obra del seu client, i l'oferta es munta amb els preus del fabricant i els vostres.
-
Les comandes
Quan el client diu que sí, surt una comanda per a cada proveïdor, i cadascuna porta els seus papers i la seva data.
-
El lliurament o el muntatge
Si es munta en obra, el dia depèn dels muntadors i d'una obra que porta un altre.
-
La factura
Es fa amb dades que ja són a la comanda, a l'albarà i a la factura del fabricant.
-
El cobrament i els comptes
Cal saber què està cobrat, recordar el que no i calcular el que ha deixat cada comanda.
El que et preguntaríem
- Com us arriben els preus del fabricant, i com els convertiu en els vostres?
- Com feu una oferta: des de zero o a partir de l'última?
- Quins papers van i vénen a cada comanda, i com sabeu quins són de quina?
- Si munteu en obra, on apunteu la data de muntatge, i com sabeu si l'obra està llesta?
- A qui envieu la factura, i com sabeu que està cobrada?
- Què us trauríeu de sobre primer?
Com ho veuríem amb tu
Preguntes sobre el teu sector
Hem de canviar de programa?
No necessàriament. Primer mirem què feu servir i per on han de passar les dades. Si el que teniu ja us va bé, no ho toquem, i el que s'hi afegeixi es munta perquè no l'hàgiu d'alimentar a mà.
Haurien de fer servir una aplicació els muntadors o els reformistes?
No necessàriament. Si no els encaixa, es munta perquè ells no hagin d'instal·lar res: el que calgui saber de cada obra us arriba a vosaltres, perquè els ho pregunteu.
I si venem en una altra moneda?
Ho mirem en estudiar el teu cas: quins documents porten una altra moneda, d'on surt el canvi i què ha de sortir a cada factura.
Trenta minuts per videotrucada, sense cost i sense compromís.