Correu
Automatitzar la gestió del correu
Que el que entra cada dia arribi ordenat, i el que es repeteix, ja preparat.
El que passa avui
Arriben correus tot el dia, i algú els ha de llegir, classificar i contestar. Molts demanen el mateix.
El que fem
Veiem quina part d'aquest correu es pot automatitzar i quina no. El que continua necessitant una persona queda a les seves mans.
El que hem construït
Vam construir la classificació de correus per a un client del sector de la gestió de cementiris.
A cada sector
Cada sector ho viu a la seva manera. Alguns exemples del que es podria fer a cadascun:
-
Els papers de cada comanda, trets del correu i units per la seva referència.
-
Un sol lloc on cada client deixa els seus papers, que es desen amb el seu nom i el seu trimestre, i un avís del que falta, preparat per revisar-lo i enviar-lo.
-
La petició dels documents de cada tipus d'assumpte, amb els seus recordatoris.
-
Respostes preparades per a les preguntes administratives —horaris, asseguradores, què cal portar, finançament—, per revisar-les i enviar-les.
-
Respostes a les preguntes d'abans d'arribar, en l'idioma del client i amb les vostres normes i tarifes, per revisar-les i enviar-les. Les excepcions, a una persona.
-
Respostes preparades per a cada contacte dels portals, amb les dades del pis i unes preguntes per filtrar, per revisar-les i enviar-les, i cada interessat anotat a la seva fitxa.
-
La llista de documents de cada venda o lloguer, demanats amb els seus recordatoris, i un avís del que falta o ja no és vigent.
-
Respostes al que es pregunta sempre —l'horari, si hi ha forat, com va la reparació—, cites proposades segons la vostra agenda i l'avís que el cotxe està a punt. Els preus i els diagnòstics, sempre d'una persona.
I si…?
Dubtes raonables.
- Quant costa?
- Depèn del que calgui fer, per això no tenim tarifa. Funciona així: un pagament per arrencar i una quota mensual de manteniment. El preu te'l donem en una reunió, amb la proposta, quan ja sabem què necessites.
- Què passa amb les meves dades?
- Al principi no les necessitem. Els exemples que ens ensenyis van amb les dades personals tapades. Abans de tocar una sola dada real, signem amb tu l'acord de tractament de dades. I treballem així: protecció de dades des del disseny, només els permisos justos, revisió de riscos abans de posar res en marxa, sempre que es pugui sobre els comptes de la teva pròpia empresa, i formació al teu equip.