IA para inmobiliarias
Que contestar portales y perseguir papeles no se lleve el día
Hemos estudiado cómo se trabaja en las inmobiliarias: la ley de vivienda catalana, la estatal y la de prevención del blanqueo, lo que publican los portales para profesionales y los programas que usan. Enseñar un piso es solo una parte: alrededor de cada operación hay contactos que contestar, visitas que cuadrar y documentos que pedir.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
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Respuestas preparadas para cada contacto de los portales, con los datos del piso y unas preguntas para filtrar, para revisarlas y enviarlas, y cada interesado apuntado en su ficha.
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Huecos de visita propuestos según la agenda de cada agente, con la confirmación, el recordatorio y la hoja de visita para firmar, y el hueco que se libera, ofrecido a otro interesado.
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La lista de documentos de cada venta o alquiler, pedidos con sus recordatorios, y un aviso de lo que falta o ya no está vigente.
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La descripción de cada anuncio, redactada y traducida desde la ficha del piso, con las menciones que pide la ley comprobadas, para revisarla antes de publicar.
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Un calendario con el vencimiento de cada nota de encargo, los dos meses de cada fianza, con sus papeles preparados, y la actualización de cada renta.
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En cada compraventa, la ficha de identificación y de titular real, rellenada con los documentos ya leídos y archivada con su fecha de borrado a los diez años.
Lo que se prepara solo se envía cuando alguien de vuestra agencia lo ha revisado. Y hay cosas que decide siempre una persona: quién visita cada piso, si un candidato es solvente y qué hacer con una operación que despierta dudas de blanqueo.
Qué parte se puede automatizar y qué parte no se ve al estudiar tu caso. Y si algo no tiene sentido, te lo decimos.
Dónde se os va el tiempo
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Contestar los contactos que llegan de cada portal y de la web, rápido y separando a los curiosos, y apuntar a cada interesado en su ficha.
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Cuadrar, confirmar y cambiar visitas, y recoger la hoja de visita firmada.
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Pedir y perseguir los papeles del propietario: la nota simple, el IBI, la comunidad, el certificado energético y, en Cataluña, la cédula de habitabilidad.
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Pedir y revisar los del candidato a inquilino: su identidad, el contrato de trabajo, las últimas nóminas y, a veces, la vida laboral o la renta.
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Preparar cada anuncio para varios portales con lo que tiene que llevar: la calificación energética y, en Cataluña, la referencia de la cédula y el número de registro del agente.
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Identificar a quienes intervienen en cada compraventa y a su titular real, y guardar esos papeles diez años, como pide la ley de prevención del blanqueo.
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Llevar los plazos: el de cada nota de encargo, los dos meses para depositar la fianza en el INCASÒL y, si gestionáis el alquiler, la actualización de la renta de cada año.
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Ofrecer cada piso nuevo a vuestra lista de interesados, avisando solo a quien ha dado permiso para recibir vuestros correos.
Por qué cuesta tanto
En una inmobiliaria, cada operación junta a mucha gente —el propietario, los interesados, el comprador o el inquilino— y cada uno trae sus papeles. Los contactos llegan por varios portales a la vez y hay que contestar rápido, y la normativa de vivienda cambia a menudo. Los programas del sector ya publican los anuncios y recogen los contactos, pero contestar con criterio, cuadrar visitas y perseguir documentos sigue en manos de personas.
Un piso, del encargo a la firma
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El encargo
Antes de ofrecer un piso, en Cataluña se firma con el propietario la nota de encargo: el precio, el plazo y lo que cobra la agencia.
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Los documentos
La nota simple, los recibos del IBI y de la comunidad, el certificado energético y, en Cataluña, la cédula de habitabilidad.
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El anuncio
Fotos, descripción y publicación en la web y en los portales, con las menciones que pide la ley.
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Contactos y visitas
Los interesados escriben o llaman desde el portal: hay que filtrarlos, cuadrar cada visita y, a menudo, recoger la hoja de visita firmada.
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La firma
Arras o señal, escritura ante notario e inscripción en el Registro. Si es un alquiler, el contrato, la fianza y, si lo gestionáis, la renta de cada año.
Lo que te preguntaríamos
- ¿Cuántos contactos os llegan de los portales cada semana, y quién los contesta?
- ¿Qué programa usáis para los pisos y los interesados, y qué hace ya solo?
- ¿Cómo cuadráis las visitas? ¿Firmáis hoja de visita?
- ¿Qué documentos pedís en cada venta y en cada alquiler, y cómo sabéis qué falta?
- ¿Cómo lleváis los plazos de cada nota de encargo y de cada fianza?
- ¿Qué os quitaríais de encima primero?
Cómo lo veríamos contigo
Preguntas sobre tu sector
¿Sirve para una agencia pequeña?
Sí: se empieza por lo que más tiempo os quita. Lo vemos en la consultoría gratuita, y si en vuestro caso no tiene sentido, te lo decimos.
¿Tenemos que cambiar de programa?
No tiene por qué. Muchos programas del sector ya publican en los portales y recogen los contactos. Primero miramos qué hace ya el vuestro, y solo se añade lo que le falta.
¿Contestaría a los interesados sin que lo veamos?
No. Las respuestas se preparan para que alguien de vuestra agencia las revise y las envíe. Y quién visita cada piso lo decidís vosotros.
¿Y los papeles de los candidatos a inquilino?
Antes de tocar un solo dato real, firmamos el acuerdo de tratamiento de datos, y mientras estudiamos el caso trabajamos con ejemplos con los datos personales tapados. Los papeles de quien no se queda el piso no se guardan sin motivo.
Treinta minutos por videollamada, sin coste y sin compromiso.