IA para talleres mecánicos
Que el teléfono no te saque de debajo del coche
Hemos estudiado cómo se trabaja en los talleres mecánicos: la norma de talleres y la de residuos, lo que publican las asociaciones del sector y la Agència Catalana del Consum, y los programas de gestión que se les ofrecen. Reparar es solo una parte: cada coche que entra deja los papeles que pide la norma, del resguardo y el presupuesto firmado a la factura desglosada.
Lo que se podría hacer
Depende de cada empresa, y por eso no lo decidimos antes de verlo. Estas son algunas de las cosas que miraríamos contigo:
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Respuestas a lo que se pregunta siempre —el horario, si hay hueco, cómo va la reparación—, citas propuestas según vuestra agenda y el aviso de que el coche está listo. Los precios y los diagnósticos, siempre de una persona.
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El borrador de cada presupuesto desde la nota o el audio del mecánico, con las piezas, vuestras tarifas y lo que pide la norma, y el aviso de cada avería que no estaba en él, con su importe y sus 48 horas controladas.
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Las fotos y los datos de cada siniestro, ordenados en un paquete listo para el perito, y la lista de los que esperan conformidad, con su aviso.
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Los albaranes y las facturas de los proveedores de recambios, leídos y cuadrados con cada orden de reparación. Las diferencias, para que las revise una persona.
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Los avisos de mantenimiento y de ITV, sacados del historial de cada coche, y el recordatorio de los presupuestos sin respuesta, solo a quien ha aceptado recibirlos.
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El registro de cada retirada de residuos a partir de su justificante, un aviso antes de que un residuo peligroso cumpla seis meses guardado y, si os toca, el borrador de la memoria anual.
El criterio técnico y la firma son siempre vuestros: qué pieza se monta y qué se presupuesta. Y la valoración de un siniestro es del perito, y su aceptación, de la aseguradora.
Qué parte se puede automatizar y qué parte no se ve al estudiar tu caso. Y si algo no tiene sentido, te lo decimos.
Dónde se os va el tiempo
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Dar, mover y confirmar citas, y contestar si el coche está listo y cuánto va a costar.
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Hacer cada presupuesto con lo que pide la norma —piezas y mano de obra desglosadas, validez, fecha prevista de entrega— y conseguir la firma del cliente.
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Avisar al cliente, en 48 horas y con su importe, de cada avería que no estaba en el presupuesto, y esperar su conformidad para repararla.
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Buscar la referencia de cada pieza para ese coche, pedirla y cuadrar después lo que llega con la orden y con la factura del proveedor.
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En cada siniestro, mandar fotos y datos, hacer la videoperitación con el móvil del taller y esperar la conformidad de la aseguradora antes de reparar.
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Hacer cada factura firmada y desglosada —en Cataluña, al menos en catalán y con su plazo de garantía— y, si se venden neumáticos, con los datos que pide su norma.
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Avisar a cada cliente de su próximo mantenimiento o de la ITV, y seguir los presupuestos que no han tenido respuesta.
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Guardar los residuos —aceite, neumáticos, baterías— con su etiqueta y su fecha, entregarlos a un gestor autorizado y conservar cada justificante.
Por qué cuesta tanto
La mayoría de los talleres son muy pequeños, y es difícil tener a alguien solo para recibir y atender: muchas veces lo hace quien repara. Cada coche lleva los papeles que fija la norma —resguardo, presupuesto firmado, factura desglosada— y, si es un siniestro, depende además del perito y de la aseguradora. Y cuesta encontrar profesionales, así que cada hora que se va en papeles se nota.
Un coche, de la cita a la entrega
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La cita
El cliente pide cita o pregunta un precio, y alguien tiene que contestarle y apuntarlo en la agenda.
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La recepción
Si el coche se queda, se da un resguardo de depósito. Si hay un presupuesto firmado por los dos, hace de resguardo.
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El presupuesto
Por escrito, desglosado y válido al menos doce días hábiles. Sin la firma del cliente, o su renuncia, no se empieza.
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La reparación
Hay que pedir las piezas y, si es un siniestro, esperar al perito. Si sale una avería que no estaba en el presupuesto, se avisa al cliente en 48 horas y se espera su conformidad.
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La entrega
La factura, firmada y desglosada, y las piezas cambiadas, que se entregan al cliente salvo que diga lo contrario. Después, la garantía.
Lo que te preguntaríamos
- ¿Quién coge el teléfono y los mensajes mientras se repara?
- ¿Cómo hacéis los presupuestos, y cómo conseguís la firma del cliente?
- ¿Cuántos coches tenéis esperando al perito o a la aseguradora?
- ¿Dónde buscáis las referencias de los recambios, y cómo cuadráis lo que llega con la factura?
- ¿Con qué programa hacéis presupuestos y facturas, y qué se teclea a mano?
- ¿Quién lleva los residuos, y dónde guardáis los justificantes?
Cómo lo veríamos contigo
Preguntas sobre tu sector
¿Sirve para un taller pequeño?
Sí: se empieza por lo que más tiempo os quita. Lo vemos en la consultoría gratuita, y si en vuestro caso no tiene sentido, te lo decimos.
¿Tenemos que cambiar de programa de gestión?
No tiene por qué. Primero miramos qué usáis y por dónde tienen que pasar los datos. Si lo que tenéis os vale, no lo tocamos.
¿Vale que el cliente acepte una avería por mensaje?
Hoy es una pregunta jurídica abierta: la norma pide su conformidad expresa, y las asociaciones de talleres han pedido que se pueda firmar sin papel. Lo confirmáis con vuestra asociación o vuestra gestoría: nosotros no damos criterio legal.
¿Los clientes sabrían que hablan con una máquina?
Sí: si hay un asistente que conversa, dice que es automático. Y lo que no sabe contestar pasa a alguien del taller.
Treinta minutos por videollamada, sin coste y sin compromiso.